協議供貨是一種采購方式,在西方發達國家有比較長的歷史。大宗標準化商品的采購者和供應商通過長期商業往來,形成了比較可靠的商業信用的基礎,采購者同意和供應商通過協議,達成長期供貨合同,為此建立了此種采購方式。在供貨合同中,規定了商品的品種、規格、數量、供貨期限、付款方式、索賠等條款。
2、協議供貨的適用范圍
國務院各部委、各直屬機構及其各級行政事業單位小批量(合同總金額不足40萬元)采購急需的計算機、打印機、傳真機、桌面多功能一體機、投影機和復印機,除采購中心另行組織批量采購外,均應在本協議供貨范圍內進行采購,不得采購協議供貨范圍外的非中標機型。
3、協議供貨的特點
一是采購商品一般是大宗的、相對標準化的,如鋼材等工業原料、初級產品、辦公用品、標準耗材等,因為它們的價格浮動不大、品種規格相對單一,容易清算。
二是建立在商業誠信的基礎上。協議供貨可以說完全是商業誠信的產物,也是資本主義商業長期發展趨向成熟的結果,只有買賣雙方具有良好的"信用等級",能夠令雙方充分信任,才能保證長期供貨合同的有效履行,避免商業欺詐。因此,一般協議供貨的供應商多是具有雄厚實力和良好商業信譽的大公司、大企業。
三是采購合同一般也是標準化的合同,其主要條款基本不變,只是采購商品的具體指標略有變化,可以反復使用。
四是采購者和供應商可能是一對一地進行協議供貨采購,也可能是一對多、多對多地采購,以形成規模效應、節約成本。
4、協議供貨與定點采購的不同
定點采購在過去的一段實踐過程當中,取得了一定的成績,有一定的優點。但是,不可否認的是,定點采購在各地的具體執行過程中,也產生了許多問題,如無法保證定點單位的服務到位,等等。因此有些地方已將這種方式取消。與定點采購相比,協議供貨制有以下兩個方面的好處:
一是采購流程更加規范。協議供貨可以用公開招標方式來進行采購,讓采購過程更加透明。而且中標供應商在中標之后將簽訂承諾書,以書面形式承諾自己的服務。
二是擁有嚴格的審查制度及國庫集中支付制度,增強了政府采購執行的規范化,方便了審計部門的工作。
5、協議供貨制較其他采購方式的優點
一是可以節約資金。相對于各個部門的零星采購而言,協議供貨制是由中央單位將零星采購集中起來,形成一個比較大的采購數量,從而對廣大供應商產生一定的吸引力,使其積極參與并自降價格,這樣對于廣大的用戶是非常有好處的。
二是減少供應商的銷售成本。如果每一個需要產品的用戶都獨自采用政府采購的其他采購方式來進行采購,那么所有的供應商將疲于奔命,買相類似的標書,奔跑在不同的開標地點。這樣一來,高額的銷售成本給供應商帶來的壓力是可想而知的。
三是協議供貨制以其規范的操作程序,使整個采購過程更加透明,更加規范。
四是便于采購管理監督部門對中標供應商的售后服務進行監督。同時,也有利于審計、監察部門對采購單位執行政府采購制度的情況進行檢查。
五是節約采購機關的采購成本。無論采購數量大小,采購成本是一樣的,不會隨采購數量的大小而增減采購的環節。
總而言之,政府采購協議供貨制是將采購效益與采購效率有機結合并找到最佳結合點的一種采購方式。
6、實行政府采購協議供貨制的目的
為了規范中央單位計算機及辦公設備等通用商品采購行為,減少重復招標,降低采購成本,方便采購單位,提高采購效率,在借鑒國際慣例和總結試點經驗基礎上,2002年開始進一步改進采購辦法,實行政府采購協議供貨制度。
7、協議供貨的法律文本
協議供貨的法律文本有兩個,分別是《協議供貨承諾書》和《協議供貨采購合同》。前者是協議供貨的基礎,是證明供貨商為協議供貨中標供應商并規范其總權利和義務的憑證;后者是政府采購原始憑證,規范供需雙方具體的權利和義務,出現合同糾紛時,應按合同書規定方式進行處理。
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